Modern proje yönetimi dünyasında, her kararın ekibin ve projenin başarısını etkileyebileceği bir ortamda, zamanınızı ve görevlerinizi etkili bir şekilde tahsis etmek önemlidir. En popüler zaman yönetimi yöntemlerinden biri, David Allen tarafından geliştirilen GTB (Getting Things Done) yöntemidir. Bu makalede, proje yönetimi profesyonellerinin verimliliklerini artırmak ve iş akışlarını düzenlemek için GTB tekniklerini nasıl kullanabileceklerini inceleyeceğiz.

GTB’nin Temelleri GTB yöntemi, görevleri ve projeleri düzenlemeye yardımcı olan beş ana adıma dayanır:

1. Yakala: Tüm görevlerinizi, fikirlerinizi ve projelerinizi bir deftere, uygulamaya veya başka bir uygun araca toplayın.
2. Açıkla: Her bir görevi analiz edin ve onunla ne yapacağınıza karar verin: tamamlayın, delege edin, erteleyin veya silin.
3. Düzenle: Görevleri kategorilere ve listelere ayırarak kolayca erişilebilir ve anlaşılır hale getirin.
4. Gözden Geçir: Görev ve proje listelerinizi düzenli olarak gözden geçirerek her şeyin güncel ve yolunda olduğundan emin olun.
5. Yap: Görevlerin önceliğine ve müsaitliğine göre çalışmaya başlayın.

GTB’nin Proje Yönetiminde Uygulanması Proje yönetimi profesyonelleri için, GTB kullanmak iş akışlarının düzenini önemli ölçüde iyileştirebilir. Gerçek bir dünya örneğini ele alalım.

Durum: Yeni Bir CRM Sisteminin Uygulanması Bir şirket, müşteri etkileşimlerini iyileştirmek ve satışları optimize etmek için yeni bir CRM sistemi uygulamaya karar verir. Proje yöneticisi, bu süreci yönetmek için GTB yöntemini kullanır.

• Yakala: Proje yöneticisi, CRM uygulamasıyla ilgili tüm görevleri toplar: satıcılarla toplantılar, çalışan eğitimi, sistem kurulumu vb.
• Açıkla: Her görev analiz edilir. Örneğin, satıcılarla toplantılar planlanır, çalışan eğitimi İK ekibine devredilir ve sistem kurulumu gerekli veriler elde edilene kadar ertelenir.
• Düzenle: Görevler kategorilere ayrılır: “Toplantılar,” “Eğitim,” “Kurulum.” Ayrıca günlük görev listeleri oluşturulur.
• Gözden Geçir: Her şeyin yolunda olduğundan ve değişikliklerin olup olmadığını kontrol etmek için haftalık gözden geçirmeler yapılır.
• Yap: Her sabah, listeden öncelikli görevlerle başlayarak, yavaş yavaş daha az önemli olanlara geçilir.

Başarılı GTB Uygulaması İçin Yaşam Hileleri GTB’nin etkinliğini artırmak için birkaç ilginç yaşam hilesi kullanabilirsiniz:

• Dijital Araçları Kullanın: Todoist, Trello veya Notion gibi uygulamalar, görevleri yakalama, açıklama ve düzenleme sürecini büyük ölçüde basitleştirebilir.
• Görev Günlüğü Tutun: Düşüncelerinizi ve fikirlerinizi hemen yazın, böylece yakalanır ve daha sonra işlenir.
• Düzenli Gözden Geçirmeler: Görevleri ve projeleri güncel tutmak için haftalık gözden geçirmeler planlayın.

GTB ile Etkili Zaman Yönetimi İçin İpuçları

• Gününüze Öncelikli Görevlerle Başlayın: Günün başında en önemli görevleri tamamlamak, kendinizi verimli ve motive hissetmenize yardımcı olur.
• Görevleri Delege Edin: Her şeyi kendiniz yapmaya çalışmayın. Diğer ekip üyelerinin üstlenebileceği görevleri delege edin.
• Bağlamları Kullanın: Görevleri bağlama göre organize edin (örneğin, “Telefonda,” “Ofiste”) ve bunları daha verimli bir şekilde tamamlayın.

GTB (Getting Things Done) yöntemi, proje yönetimi profesyonellerine etkili zaman ve görev yönetimi için güçlü bir araç sunar. Görevleri yakalamak, açıklamak, düzenlemek, gözden geçirmek ve yapmak, yüksek verimlilik seviyelerini korumaya ve belirlenen hedeflere ulaşmaya yardımcı olur. İşinizi iyileştirmek ve proje yönetiminde başarılı olmak için GTB tekniklerini, yaşam hilelerini ve ipuçlarını kullanın.

Bugün GTB yöntemini uygulamaya başlayın ve zaman organizasyonunuzun ve iş verimliliğinizin nasıl iyileştiğini fark edin.